Cô Nguyễn Đài Thi là cựu Thanh Tra của Sở Thuế Hoa Kỳ (IRS) và cũng là cựu Thanh Tra của Bộ Ngân Khố (U.S. Treasury Inspector General). Cô có bằng IRS Enrolled Agent do Sở Thuế cấp. Với hơn 30 năm kinh nghiệm làm việc cho Sở Thuế và Bộ Ngân Khố, cô Đài Thi đã từng kiểm toán (audit) thuế doanh nghiệp và cá nhân. Khi làm việc cho Bộ Tổng Thanh Tra Ngân Khố, cô cũng đã từng audit-Sở Thuế. Với kinh nghiệm đặc biệt này, chẳng những cô Đài Thi rất rành rẽ về luật thuế, mà còn hiểu tường tận về cơ cấu và nội bộ của cơ quan IRS. Cô thường xuyên chia sẻ các đề tài thuế vụ qua các đài radio và TV tại Dallas. Trẻ hân hạnh được cùng cô Đài Thi cộng tác để hướng dẫn đồng hương về luật thuế liên bang và giải đáp các vấn đề rắc rối với Sở Thuế. Độc giả ở khắp nơi có thể gửi thư bưu điện hoặc email cho tòa soạn Trẻ, ghi chú “Mục Thuế Vụ”.
Email: bientap@trenews.net
Nhắn tin (text only) câu hỏi đến
469-328-3453
hoặc gởi thư về tòa soạn:
3202 N. Shiloh Rd.,
Garland, TX 75044
HỎI: Chào cô Đài Thi, cộng đồng người Việt vô cùng biết ơn cô đã giải đáp nhiều gút mắc trong “ma trận” của luật thuế. Riêng tôi hôm nay có một câu hỏi nhờ cô giúp cho bà xã của tôi. Hiện nay bà xã tôi cũng đã đến lúc chuẩn bị lãnh tiền hưu An Sinh Xã Hội. Tôi vào trang mạng của Social Security Administration (SSA) để xem hồ sơ tiền lương những năm qua thì thấy năm 2014 ghi 0 đô la. Bà xã tôi sức khỏe không tốt, đi làm khi có khi không. Tôi không còn giữ giấy tờ thuế của năm 2014 và cũng không nhớ năm đó đã khai thuế như thế nào. Người khai thuế cho chúng tôi năm 2014 bây giờ cũng không biết ở đâu. Tôi muốn xem lại hồ sơ thuế năm 2014 để biết có phải năm đó bà xã có đi làm nhưng tiền lương không được ghi vào hồ sơ SSA hay không. Nếu không sửa được thì tôi sợ tiền hưu của bà xã sẽ bị thiệt thòi. Xin cô cho biết trong trường hợp này chúng tôi phải làm gì? Cảm ơn cô, và cầu chúc cô luôn vui khỏe để có thể giúp người Việt.
ĐÁP: Thưa ông bà, đây là một câu hỏi rất thực tế, và ông bà nên kiểm tra ngay trước khi bà xã chính thức làm hồ sơ lãnh tiền hưu.
Không còn giấy tờ thuế năm 2014 thì có thể lấy lại được không?
Có thể vẫn còn cách tìm lại thông tin. Nhưng vì tờ khai thuế 2014 đã quá cũ, Sở Thuế không còn lưu giữ nữa. Họ chỉ lưu giữ trong một khoảng thời gian giới hạn, khoảng chừng 7 năm thôi.
Tuy nhiên, không có tờ khai thuế thì vẫn có thể dùng những thông tin thuế khác mà Sở Thuế vẫn còn lưu trữ.
Lấy thông tin thuế bằng cách điền mẫu 4506-T – Request for Transcript of Tax Return. “Transcript” không phải là tờ khai thuế, mà là bản sao kê những gì mình đã khai. Khi điền Form 4506-T, nhớ xin các loại transcript: Return Transcript; Account Transcript; Wage and Income Transcript.
Đặc biệt, Wage and Income Transcript rất đáng chú ý vì nó có thể cho biết Sở Thuế đã nhận được những thông tin như W-2, 1099 và một số mẫu thông tin khác cho năm đó. Đây có thể là bước đầu rất hữu ích để tìm xem năm 2014 bà xã có đi làm và có W-2 hay 1099 được báo cáo cho Sở Thuế hay không. Nếu transcript cho thấy có W-2 năm 2014, đó là một manh mối rất quan trọng để tiếp tục đối chiếu với SSA.
Gửi mẫu 4506-T đến địa chỉ sau đây, nếu ở Texas, Florida, Georgia:
Internal Revenue Service
RAIVS Team Stop 6716 AUSC
Austin, TX 73301
Hoặc fax 855-587-9604.
Nếu Sở Thuế có W-2 năm 2014 nhưng SSA lại ghi 0 đô la thì sao?
Ông bà nên liên lạc với SSA và yêu cầu họ xem xét “earnings record” của năm 2014.
Thông thường SSA chỉnh sửa hồ sơ earnings record bị giới hạn trong thời gian 3 năm, 3 tháng và 15 ngày, sau năm có thu nhập. Nhưng SSA cũng có những trường hợp ngoại lệ cho phép sửa sau thời hạn này, trong đó có việc điều chỉnh hồ sơ để phù hợp với tờ khai thuế, sửa một số trường hợp chủ hãng báo cáo thiếu hoặc bị bỏ sót, và những trường hợp khác được quy định.
Vì vậy, năm 2014 đã quá lâu nhưng không có nghĩa là tuyệt đối không thể yêu cầu SSA xem xét, nhưng phải có bằng chứng. Bằng chứng thuế có thể giúp sửa hồ sơ SSA bao gồm: tờ khai thuế, Tax Return Transcript, Account Transcript, Wage and Income Transcript, W-2 hoặc 1099 nếu còn, pay stubs nếu còn.
Nếu muốn yêu cầu SSA sửa hồ sơ thì làm thế nào?
SSA hiện cho biết một số người có thể yêu cầu correction trực tuyến thông qua tài khoản “My Social Security”. Nếu không đủ điều kiện sử dụng dịch vụ trực tuyến, có thể liên lạc với SSA hoặc đến văn phòng Social Security. SSA cũng có Form SSA-7008 – Request for Correction of Earnings Record để sử dụng trong những trường hợp thích hợp. Khi làm việc với SSA, nên mang theo tất cả bằng chứng liên quan đến năm 2014.
HỎI: Gần đây tôi bán túi hiệu trên Facebook. Đây là hàng thật. Ban đầu tôi chỉ định bán cho vui, chủ yếu là những chiếc túi tôi đã sưu tập mấy chục năm qua. Không ngờ bạn bè giới thiệu nhau, rồi có khá nhiều người gởi túi cho tôi bán giùm và có cho tôi một ít tiền huê hồng. Khách hàng phần lớn trả tiền qua Zelle, Venmo hoặc tiền mặt. Nhưng không phải toàn bộ số tiền chuyển vào tài khoản đều là tiền thu nhập của tôi. Có những chiếc túi là của người khác gởi cho tôi bán. Khi bán được, tôi đưa cho họ lại phần tiền của họ và chỉ giữ một ít commission. Có trường hợp họ còn nói tôi giữ tiền đó để mua vé đi cruise chung với họ. Bây giờ nhìn lại, các khoản tiền vào ra khá lộn xộn. Tôi muốn hỏi: Sở Thuế có coi tất cả tiền chuyển vào Zelle, Venmo là thu nhập của tôi hay không? Và tôi cần chuẩn bị bằng chứng gì để chứng minh những khoản tiền đó không phải là doanh thu của tôi?
ĐÁP: Điều đầu tiên tôi muốn nói với chị là: đừng quá lo, nhưng cũng đừng xem nhẹ việc này. Trường hợp của chị hoàn toàn có thể giải thích được nếu giao dịch được ghi chép và có chứng từ rõ ràng.
Sở Thuế không có nguyên tắc đơn giản rằng “hễ tiền vào tài khoản Zelle, Venmo hoặc ngân hàng thì tất cả đều là thu nhập đóng thuế.” Bản chất của từng khoản tiền mới là điều quan trọng.
Giả sử bà A đưa chị một chiếc túi và nhờ chị bán với giá 3,000. Chị nhận 3,000 từ người mua. Sau đó chị trả 2,700 cho bà A và giữ lại 300 commission.
Đúng bản chất giao dịch là chị bán hàng thay cho bà A và chỉ nhận 300 đô commission. Nhưng muốn giải thích được điều này với Sở Thuế, chị phải có hồ sơ chứng minh, chẳng hạn như tin nhắn Facebook/Messenger giữa chị và người gởi túi, tin nhắn ghi rõ ai là chủ chiếc túi, giá bán, thỏa thuận commission, thông tin người mua, tiền chị trả lại cho chủ túi, receipt nhận tiền mặt v.v.
Hồ sơ kinh doanh phải đầy đủ để chứng minh nguồn tiền nhận được và các giao dịch liên quan. Nói cách khác: hồ sơ đừng chỉ có ghi một dòng chữ viết “đã trả lại tiền cho chủ túi”, mà hãy ghi rõ tại sao mình nhận tiền, ngày nhận, nhận thay cho ai, trả lại bao nhiêu và mình thực sự giữ lại bao nhiêu. Phần commission chị thật sự giữ lại mới chính là phần cần đặc biệt theo dõi và khai thuế thu nhập.
Còn tiền họ bảo chị giữ để mua vé cruise thì sao?
Nếu thực sự đây là tiền của người bạn giao cho chị để mua một thứ gì đó cho cả hai, chứ không phải tiền trả commission cho chị, thì bản chất của khoản tiền đó có thể được xem là quà tặng và chị không phải khai thuế. Nhưng chị phải có bằng chứng đó là quà. Hãy lưu giữ tin nhắn, vé cruise, ai đi cùng v.v.
Nói tóm lại, tôi rất thích câu chị nói: “Bây giờ nhìn lại khá lộn xộn”.
Nhận ra điều đó sớm là điều tốt. Hãy ghi rõ ngay từ đầu: Ai là chủ túi – giá bán – commission bao nhiêu – khi nào trả tiền – ai chịu phí – tiền khách trả cho ai – và chị giữ lại bao nhiêu. Một vài dòng giấy tờ lúc bắt đầu có thể giúp chị tránh rất nhiều rắc rối khi phải giải thích hàng trăm giao dịch về sau.
NĐT
