Cô Nguyễn Đài Thi là cựu Thanh Tra của Sở Thuế Hoa Kỳ (IRS) và cũng là cựu Thanh Tra của Bộ Ngân Khố (U.S. Treasury Inspector General). Cô có bằng IRS Enrolled Agent do Sở Thuế cấp. Với hơn 30 năm kinh nghiệm làm việc cho Sở Thuế và Bộ Ngân Khố, cô Đài Thi đã từng kiểm toán (audit) thuế doanh nghiệp và cá nhân. Khi làm việc cho Bộ Tổng Thanh Tra Ngân Khố, cô cũng đã từng audit-Sở Thuế. Với kinh nghiệm đặc biệt này, chẳng những cô Đài Thi rất rành rẽ về luật thuế, mà còn hiểu tường tận về cơ cấu và nội bộ của cơ quan IRS. Cô thường xuyên chia sẻ các đề tài thuế vụ qua các đài radio và TV tại Dallas. Trẻ hân hạnh được cùng cô Đài Thi cộng tác để hướng dẫn đồng hương về luật thuế liên bang và giải đáp các vấn đề rắc rối với Sở Thuế. Độc giả ở khắp nơi có thể gửi thư bưu điện hoặc email cho tòa soạn Trẻ, ghi chú “Mục Thuế Vụ”.
Email: bientap@trenews.net
Nhắn tin (text only) câu hỏi đến
469-328-3453
hoặc gởi thư về tòa soạn:
3202 N. Shiloh Rd.,
Garland, TX 75044
HỎI: Thưa chị Đài Thi, tiệm nails của em (sang lại từ người nhà năm 2023) đến nay vẫn chia bách phân (bao gồm cả tiền mặt và check) nhưng sổ sách không chuẩn 100%. Em có nên chủ động thuê kế toán (CPA) làm lại sổ sách ngay, hay việc này có làm cho Sở Thuế IRS chú ý thêm không. Chị cho em một lời khuyên. Cảm ơn chị.
ĐÁP: Chào em, từ khi vụ án của vợ chồng chủ 60 tiệm nails ở Texas bùng nổ, không những riêng em mà còn có rất nhiều chủ tiệm nail cũng hoang mang là có nên làm lại sổ sách cho đúng không.
Tuy nhiên, vấn đề không đơn giản là chỉ chỉnh sửa sổ sách cho đúng luật thuế, mà còn liên quan đến luật lao động, cho nên chị sẽ giải thích cả hai để em hiểu và cấu trúc lại các hoạt động của tiệm.
Hiện giờ cả cộng đồng nails trên toàn quốc đang xôn xao. Cả chủ lẫn thợ đều lo sợ bị Sở Thuế sờ gáy, vì bấy lâu nay có rất nhiều người đã giấu giếm thu nhập. Phần lớn có lẽ là do thói quen “ai sao tui vậy”, bởi vì nếu làm khác đi thì thợ sẽ bỏ qua tiệm khác. Vì thế mà hầu như những ai có dính líu đến ngành nghề nails đều không khai thuế đầy đủ.
Vụ án vợ chồng chủ 60 tiệm nails gian lận thuế làm mọi người thức tỉnh. Bây giờ thì có người muốn thật lòng tuân theo luật để được ăn ngon ngủ yên, nhưng cũng có người muốn “thua keo này bày keo khác” và tìm cách lươn lẹo khác.
Có điều mọi người không biết là Sở Thuế xưa nay vẫn thường hay kiểm toán thuế tiệm nails, tiệm tóc, nhà hàng v.v. vì Sở Thuế biết rất rõ những doanh nghiệp này nhận nhiều tiền mặt và thường hay trốn thuế. Một khi họ nghi ngờ hồ sơ thuế có khai man hoặc khai gian thì tiệm lớn tiệm nhỏ gì cũng đều bị kiểm toán. Cho nên cái vụ trốn thuế của chủ 60 tiệm không phải là trường hợp duy nhất đâu.
Có vài người tự xưng là cựu thanh tra, và nói những lời khá … tầm bậy. Họ nói rằng Sở Thuế “nuôi heo cho béo” rồi sẽ chờ thời để “làm thịt” mình. Họ nói rằng Sở Thuế đã thấy hồ sơ thuế mình khai gian, nhưng họ “xếp lại”, chờ vài ba năm rồi kiểm toán thuế một lúc luôn. Nói xin lỗi, điều này sai… bét. Sở Thuế không có thời giờ và nhân sự để “nuôi heo cho béo” kiểu đó.
Sở Thuế chỉ chờ trong những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như những vụ gian lận thuế quy mô và họ cần điều tra để thu thập bằng chứng. Chứ bình thường thì họ chỉ cần nghi ngờ 1 năm khai gian hay khai man là họ mở hồ sơ kiểm toán thuế. Khi đã bắt đầu kiểm toán, thanh tra Sở Thuế được toàn quyền audit thêm mấy năm nếu họ thấy cái “đà” khai gian đã được lập đi lập lại nhiều lần.
Theo kinh nghiệm thanh tra Sở Thuế của chị, khi Sở Thuế kiểm toán thuế các tiệm nails, ngoài việc kiểm tra các hóa đơn chứng từ, họ sẽ moi móc kỹ 2 vấn đề sau đây:
- Có khai thu nhập đầy đủ không?
- Thợ có thật sự là 1099 không?
Hầu như tiệm nails nào khi bị audit cũng bị phạt 2 vấn đề trên: (1) giấu giếm thu nhập tiền mặt, và (2) thợ bị phân loại sai (phải được xem là nhân viên W-2 chứ không phải 1099).
Tùy theo mức độ và cách giấu giếm tiền mặt, có thể chỉ sẽ bị phạt thôi, nhưng nếu Sở Thuế có bằng chứng đây là một hệ thống trốn thuế mưu mô và liên tục nhiều năm, họ sẽ tố cáo tội trốn thuế và sẽ kết án tù. Tội hình sự này sẽ vĩnh viễn đưa tên mình vào sổ bìa đen, có thể sẽ bị hệ lụy đến tình trạng di trú của mình.
Còn vấn đề phân loại thợ để trả lương, với cách cấu trúc của các tiệm nails Việt ở Mỹ hiện nay là thợ phải tuân theo quy tắc của chủ tiệm, thì hầu như 100% thợ phải là nhân viên W-2 chứ không phải 1099. Bị phạt này cũng nặng lắm, ít nhất là vài chục ngàn đô la, nhưng Sở Thuế không cáo buộc tội gian lận thuế.
Phân loại nhân viên sai thì bị phạt nặng vì có liên quan đến luật lao động. Với nhân viên W-2 thì chủ phải tốn kém hơn, thêm khoảng 13% payroll tax, vì phải trả một phần thuế an sinh xã hội cho thợ và bảo hiểm thất nghiệp.
Hơn nữa, chủ phải trả cho thợ mức lương tối thiểu theo luật của từng tiểu bang, bất kể làm toàn thời gian hay bán thời gian. Và nếu thợ làm trên 40 tiếng một tuần thì phải trả lương phụ trội overtime. Lưu ý là tính theo 40 tiếng một tuần 7 ngày, chứ không phải 8 tiếng một ngày nhé. Thợ có thể làm 10 tiếng một ngày và ngày khác làm ít đi.
Chia bách phân commission vẫn tính theo lương tối thiểu được, em chỉ cần tổng cộng số tiền commission cho thợ trong tuần, rồi chia cho số giờ thợ làm. Lương tối thiểu ở Texas là $7.25/giờ. Nếu chia ra xong mà dưới $7.25 thì em phải bù vào cho đủ.
Vì thợ là nhân viên, em phải cho họ có 30 phút nghỉ để ăn trưa, nếu làm trên 8 tiếng một ngày. Bù lại, họ phải làm việc trong giờ làm việc. Có nghĩa là những lúc tiệm không có khách, em có thể giao cho họ những việc khác trong tiệm chẳng hạn như dọn dẹp. Luật Texas không bắt buộc em trả bảo hiểm sức khoẻ, quỹ hưu 401(k), hay nghỉ phép vacation.
Tuy rằng phân loại nhân viên W-2 tốn kém hơn và sổ sách rắc rối hơn cho chủ tiệm, nhưng đó là luật, chủ không thể không tuân thủ luật. Đưa cho thợ mẫu 1099 là sai luật, trừ khi thợ thật sự trả tiền mướn booth, tự định giờ giấc làm việc, tự định giá, tự đem khách riêng, tự mua supply v.v.
Còn nếu thợ của em không chịu nhận W-2 và bỏ qua làm tiệm khác, thì em hãy giải thích cho họ hiểu rằng thật sự mẫu W-2 có lợi hơn nhiều, về lâu về dài họ sẽ được hưởng các quyền lợi an sinh xã hội, tiền thất nghiệp v.v. Nếu cả cộng đồng nails tự nguyện sửa đổi lại cách phân loại nhân viên cho đúng luật thì đây sẽ là một điều rất tốt cho tất cả mọi người, bất kể chủ hay thợ.
Sở dĩ chị giải thích những điều trên là vì muốn em nắm rõ những lỗi mà các tiệm nails thường hay mắc phải. Chuyện chỉnh sửa sổ sách cho đúng là điều em cần phải làm, để phòng khi bị kiểm toán thuế thì em có thể trả lời một cách minh bạch được, không bị kết tội gian lận thuế.
Đừng sợ bị Sở Thuế chú ý. Sở Thuế chỉ chọn hồ sơ để audit khi nào họ nghi ngờ hồ sơ đó khai gian hay man, chứ họ không audit vì thu nhập tự nhiên tăng vọt. Chuyện thu nhập trồi sụt là chuyện bình thường.
Chúc em và cộng đồng nails nhiều may mắn, sẽ thịnh vượng, sẽ cùng đồng hành với nhau để giữ vững ngành nghề này cho đồng hương mình.
NĐT
