Công chứng viên (Notary public) là người có quyền làm nhân chứng cho việc ký tên của hồ sơ, giấy tờ luật pháp. Ở Texas, để trở thành một Công chứng viên không có gì là khó khăn. Bất cứ ai cũng có thể trở thành Công chứng viên nếu hội đủ những điều kiện sau đây:
– Trên 18 tuổi
– Cư ngụ ở Texas, ngoại trừ những người Escrow agent (nhân viên văn phòng Title) ở những tiểu bang lân cận Texas thì cũng có thể làm Công chứng viên cho giấy tờ Texas mà không cần cư ngụ ở Texas.
– Chưa bao giờ bị kết tội đại hình hoặc tội phạm liên quan đến đạo đức.
– Mua bảo hiểm (notary bond) $10,000
– Ðóng $25 tiền nộp đơn xin làm Công vhứng viên
– Mua con dấu và cuốn sổ ghi chú những người mình thị thực chữ ký.
Bảo Huân
Sắp tới đây vào ngày 2 tháng 7, năm 2018, Công chứng viên của Texas có thể làm công chứng điện tử. Sau Virginia và Montana, Texas là tiểu bang thứ 3 thông qua luật mới này. Qua luật này, Công chứng viên của Texas và người có nhu cầu cần công chứng ở bất cứ nơi nào trên thế giới có thể ký tên qua mạng điện tử (internet) và giấy tờ đó sẽ được công nhận bởi tiểu bang Texas là đã được ký tên và công chứng theo đúng luật pháp.
Thủ tục làm công chứng điện tử như sau. Người ký tên và Công chứng viên hẹn gặp nhau trên mạng điện tử và giấy tờ hồ sơ cũng được công chứng qua mạng bằng cách nhấn nút qua máy vi tính. Giấy tờ hồ sơ được tải lên hệ thống mạng được chỉ định bởi giới chức chính quyền. Cả người ký tên và Công chứng viên cùng đăng nhập vào để cùng xem giấy tờ hồ sơ. Sau đó, người ký tên nhấn nút “Sign Here” cùng một lúc qua máy ảnh mạng (webcam) họ sẽ nói lên lời công nhận là họ có ý định ký tên và họ làm theo ý nguyện của họ chứ không ai ép buộc họ. Công chứng viên cũng nhấn vào nút “Notarize Here”, và sau đó dấu mộc của Công chứng viên sẽ tự động được chương trình phần mềm điện toán đóng mộc vào giấy tờ hồ sơ cần ký tên và công chứng.
Ở Virginia, để bảo đảm thị thực chữ ký đáng tin cậy và chống lại việc giả mạo hoặc thay đổi, chỉnh sửa không hợp pháp, Công chứng viên phải công nhận một trong 3 điều sau:
(1) Cá nhân Công chứng viên biết rõ người ký tên, hoặc
(2) Công chứng viên đã làm công chứng vì tin tưởng dựa vào lời xác nhận của một nhân vật thứ ba từng công chứng cho người ký tên, hoặc
(3) Công chứng viên kiểm chứng danh tánh người ký tên dựa vào thẻ lăn tay hoặc giấy tờ của chính phủ chứng minh danh tánh người ký tên.
Khi kỹ thuật công nghệ đi lên thì luật pháp cũng phải điều chỉnh để thích nghi với những phát triển mới. Tuy nhiên những thay đổi mới này ban đầu thường dẫn đến một vài trục trặc cần phải giải quyết để được hoàn chỉnh hơn. Chẳng hạn có những tiểu bang đã ban hành những thông báo rằng họ không công nhận công chứng làm qua mạng internet và máy ảnh mạng. Ðiều này cũng có nghĩa là những tiểu bang đó cũng không chấp nhận giấy tờ đăng bộ với chính quyền ở những tiểu bang đó mà đã được công chứng qua mạng điện tử. Ngoài ra, hầu như những công ty, nhà băng cho vay tiền cũng chưa bắt kịp với sự phát triển của công nghệ và họ cấm giấy tờ mượn nợ được ký tên và công chứng qua mạng internet. Thêm vào đó, những giấy tờ pháp luật được ký tên và công chứng qua mạng chỉ có thể được công nhận hợp pháp bởi những tiểu bang đã ban hành luật cấp tiến liên quan đến việc công chứng điện tử. Nếu người ký giấy tờ ở Texas làm công chứng điện tử, nhưng giấy tờ đó liên quan đến tài sản ở một tiểu bang chưa công nhận công chứng điện tử thì giấy tờ đó có thể không hợp pháp.
Bảo Huân
Ðể kiểm chứng trước khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử, bạn có thể làm những việc sau đây:
- Liên lạc các bên liên quan về ý định sử dụng công chứng điện tử của bạn để họ cho biết họ có chấp nhận công chứng điện tử hay không.
- Make sure người làm công chứng điện tử có đăng bộ với cơ quan chính quyền tiểu bang.
- Cung cấp những giấy tờ chứng minh danh tánh cần thiết theo đúng quy định của tiểu bang.
- Sử dụng phần mềm (software) mà luật pháp tiểu bang quy định.
Việc công chứng điện tử sớm muộn gì cũng sẽ trở thành thông dụng. Cập nhật hóa kiến thức cần thiết theo thay đổi của xã hội cũng như sự phát triển của khoa học và nền công nghệ giúp chúng ta tránh mất thời gian và những phiền phức không cần thiết trong việc hoàn tất giấy tờ luật pháp.
AT
