Hồ sơ thuế: Giấy tờ nào nên giữ và giữ bao lâu

Nếu khai thuế thu nhập cá nhân hàng năm bằng phương tiện điện tử (e-file) thì không bắt buộc bạn gửi kèm theo giấy tờ nào liên quan đến hồ sơ thuế, chẳng hạn W2, biên nhận, v.v…  Tuy nhiên, trong trường hợp bị kiểm toán, bạn cần có sẵn những giấy tờ cần thiết để chứng minh bạn hội đủ điều kiện cho tiền khấu trừ và tín thuế. Sau đây là những giấy tờ nên giữ cũng như thời hạn lưu giữ:

Danh sách dưới đây có thể không đầy đủ. Tùy theo từng trường hợp, bạn nên chọn những giấy tờ thích hợp để giữ lại:

– Các mẫu W-2

– Các loại mẫu 1099 dù đó là từ tiền lãi cổ phần hay thu nhập từ hành nghề tự do.

– Giấy tờ thuế nhận từ người hoặc công ty môi giới (brokerage).

– Hồ sơ ghi nhận tiền lưu chuyển trong tài khoản hưu trí: bảng báo cáo từ công ty môi giới, chi phiếu đã hủy (cancelled checks) hoặc bảng báo cáo của ngân hàng.

– Chứng từ liên quan đến công tác từ thiện (dù bằng tiền mặt hay vật phẩm).

– Biên lai chi phí y tế nếu nhiều hơn 10% tổng thu nhập được điều chỉnh (AGI).

– Báo cáo liên quan đến tiền lời trả món nợ mua nhà.

– Biên nhận đóng thuế bất động sản.

– Biên lai cho những khấu trừ khác: chi phí tìm việc làm, di chuyển chỗ ở, thuế mua xe và những khoản chi cho việc kinh doanh không được chủ hoàn lại.

– Học phí và những chi phí học đại học được khấu trừ (như mua sách giáo khoa).

– Giấy tờ liên quan cuộc sống như kết hôn, ly dị hoặc sinh con.

Ba năm. Đây là thời hạn tiêu chuẩn để Sở thuế IRS kiểm toán và đánh thêm thuế thu nhập. Tuy nhiên, cũng có trường hợp bạn phải giữ những chứng từ liên quan lâu hơn:

– Nếu bạn khai lỗ vì những chứng khoán không còn giá trị hoặc khoản nợ xấu, thì thời hạn kiểm toán có thể tăng đến 7 năm.

– Nếu bạn quên hoặc cố ý không báo cáo thu nhập (cao hơn 25% tổng thu nhập khai thuế) mà đáng lẽ ra phải khai báo, IRS sẽ có 6 năm để đánh thêm thuế.

– Nếu khai gian hoặc không khai thuế thì IRS yêu cầu bạn giữ tất cả giấy tờ vô hạn định, đặc biệt là W-2.

– Chủ các doanh nghiệp nên giữ hồ sơ thuế của nhân viên trong 4 năm sau ngày phải đóng thuế hoặc đã trả thuế.

Những thông tin trên chỉ áp dụng cho thuế thu nhập liên bang. Một số tiểu bang có đánh thuế thu nhập riêng, và giới hạn thời gian lưu giữ hồ sơ có thể dài hơn ba năm. Ngày nay, với các phương tiện kỹ thuật hiện đại, bạn không cần giữ nhiều giấy tờ liên quan đến thuế, chỉ cần scan và lưu lại bằng flash drive hoặc máy vi tính.

Ảnh minh họa (NGUỒN WWW.TAXSOFTWARE.COM)

QN

 

SHARE

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY